Logiciel de planification XLent

Logiciel de planification pour les entreprises de titres-services

Le logiciel de planification de XLent pour les sociétés de titres-services coordonne de façon transparente la demande des clients et la planification du personnel. XLent Planning a été développé en collaboration avec une société de chèques services reconnue et a depuis fusionné avec Dirmacom. Le progiciel intégré évite les erreurs et la duplication du travail et permet de gagner beaucoup de temps. Le logiciel est entièrement modélisable en fonction de votre entreprise. Toutes les données sont écrites dans une base de données centrale et mises à jour par succursale. Via Internet, les informations peuvent être facilement consultées et modifiées sur n'importe quel lieu de travail.

Suivi des clients et des employés

XLent Planning vous guide à travers un programme intuitif en quelques clics de souris vers les informations souhaitées. Dans le formulaire client, vous saisissez toutes les données importantes nécessaires au suivi à partir du moment où ils font appel à vos services. Le dossier de l'employé recueille toute l'information nécessaire à la gestion et au suivi de vos employés. C'est également l'endroit où sont conservées toutes les données relatives à la gestion des contrats et à la rémunération.

Aperçu de la situation actuelle

La planification est le véritable outil de gestion quotidienne des services et de saisie des titres-services. Ici toutes les maladies, feuilles, remplacements, .... sont insérés de sorte que la planification soit une représentation exacte de ce qui se passe réellement. Vous obtenez ainsi une vue d'ensemble complète et actualisée de la situation en un coup d'œil. Lors de la planification, les titres-services sont également déduits afin que vous ayez à tout moment une vue d'ensemble des chèques déjà reçus et manquants.

Lien direct avec votre secrétariat social

Une fois que tous les services ont été correctement saisis dans la planification, il est possible d'exporter ces données dans un fichier que votre secrétariat social peut utiliser.  De cette façon, l'information est lue correctement et rapidement et les erreurs de saisie sont évitées.

Reporting dynamique

Notre logiciel de planification vous permet de faire du data mining de manière flexible. Toute une série de listes standard vous donne une vue d'ensemble de la situation actuelle de votre entreprise de titres-services : une liste d'attente des clients à aider, la planification par employé, les listes de chèques reçus, les chèques manquants, les documents pour le secrétariat social et les frais supplémentaires à la charge du client (par ex. frais de déplacement).

Planification du personnel et gestion des titres-services

Une planification efficace du personnel combinée à une gestion claire des titres-services est une nécessité absolue. Cependant, en raison de l'évolution de la législation et de l'important roulement de personnel, il est également très difficile de continuer à voir les arbres à travers la forêt. XLent Planning est l'outil idéal pour gérer le personnel et les clients du secteur des titres-services de manière efficace et rentable, tout en gardant le contrôle du flux des documents. 

Suivi de vos clients

Dans la fiche client de notre logiciel de planification, vous saisissez toutes les données nécessaires au suivi des clients en attente et des clients auxquels une aide au nettoyage a déjà été affectée.

  • Coordonnées (éventuellement de plusieurs personnes)
  • Numéro de client
  • Souhaits particuliers
  • Jours préférés pour l'aide au nettoyage
  • Coordonnées GPS pour le calcul d'itinéraire
  • Services exceptionnels de repassage des bilans
  • Création, suivi et gestion des contrats

Assurer le suivi de vos employés

Le dossier du salarié est un outil important dans votre planification du personnel. Vous saisissez ici toutes les informations nécessaires à la gestion et au suivi des salariés.

  • Coordonnées, statut, salaire
  • Coordonnées d'accès Sodexho
  • Calendrier d'exécution
  • Coordonnées GPS pour le calcul d'itinéraire
  • Création, suivi et gestion des contrats, addenda, demandes de permis, ....

La planification est au cœur de l'action

La planification est le véritable outil de gestion quotidienne des services et de saisie des titres-services. Ici, toutes les maladies, les feuilles et les remplacements sont insérés afin que la planification soit une représentation exacte de ce qui se passe réellement. Vous recevrez un avertissement si les clients ne peuvent pas être aidés, par exemple, par la maladie d'un employé. En un coup d'œil, vous avez une vue d'ensemble complète. Ici, les titres-services sont également déduits, ce qui vous permet à tout moment d'avoir un aperçu des chèques déjà reçus et manquants.

Préparez votre planification

Dans le plan de roulement, vous pouvez préparer le plan de roulement. Vous trouverez ici l'horaire " idéal " qui ne tient pas encore compte des congés, des maladies et autres imprévus. L'horaire de travail est composé en fonction de la disponibilité de l'employé et des clients à aider. Le module SMS vous permet d'informer le personnel et les clients des changements d'horaires d'une manière rapide et conviviale. 

Exportation au secrétariat social

Une fois que tous les services sont correctement renseignés dans la planification, il est possible de les exporter dans un fichier qui peut être lu par le secrétariat social. Le lien avec le secrétariat social permet d'éviter les fautes de frappe.

Générer facilement des factures de repassage

Une entreprise moderne de titres-services est de plus en plus confrontée aux commandes de repassage. Grâce à un processus automatisé, la manipulation peut maintenant se faire efficacement. XLent Planning vous permet de contrôler correctement les performances de repassage. À l'aide de codes à barres et d'un simple terminal manuel, vos employés peuvent scanner le fer à repasser entrant et sortant, faire le suivi des demandes spéciales et imprimer des reçus. Sur la base de vos temps de repassage définis, vous pouvez ensuite générer des factures. Les minutes de repassage restantes sont suivies et automatiquement réglées lors du repassage suivant. La surveillance des chèques électroniques pour le repassage ainsi que la génération de vues d'ensemble des chèques restant à recevoir sont des données importantes pour l'administration.

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